Die Reinigung kann in Unternehmen erhebliche Kosten verursachen. Oft wird unterschätzt, welche Kosten hinter einzelnen Reinigungsleistungen – wie z.B. dem Kaffeeservice – stehen. Eine gründliche Prüfung ist daher notwendig: „Welche Leistungen kaufen wir bewusst in welcher Menge ein?“ Im Folgenden möchten wir Ihnen die relevanten Schritte zur kosteneffizienten Reinigung vorstellen:

1.     Scope: Was gehört alles zur Reinigung?

Unternehmen kaufen häufig verschiedene Reinigungsleistungen bei unterschiedlichen Dienstleistern ein. Beispiele hierfür sind:

• Fensterreinigung
• Teppichsonderreinigung
• Reinigung der Abluftanlagen (z.B. Kantine)
• Grünanlagenpflege
• Maschinenreinigung
• Hallenreinigung
• Büroreinigung
• Reinigung der Sozialbereiche

Diese Leistungen werden oft unabhängig von verschiedenen Abteilungen angefordert, und die Anforderungen können variieren – z.B. in Bezug auf die Häufigkeit der Reinigung, Zeitvorgaben und technisches Equipment. Es ist wichtig, alle Reinigungsdienstleistungen je Standort sowie die internen Verantwortlichkeiten und Anforderungen zusammenzutragen.

Tipp: Da Sie als Unternehmen auch für die Sozialabgaben Ihrer Dienstleister haftbar gemacht werden können, sollten Sie einen Überblick über die bezahlten Löhne (Tariflöhne) und geleisteten Sozialabgaben haben. Lassen Sie sich von Ihren Partnern eine Unbedenklichkeitserklärung aushändigen, um Nachweise für gezahlte Sozialabgaben zu erhalten.

2.     Leistungsverzeichnis: Welchen Bedarf haben Sie tatsächlich?

Die Frage nach dem Bedarf der Reinigung ist eng verbunden mit der Frage, in welchen Bereichen Schmutz anfällt. Eingangsbereiche, Sanitärbereiche, Pausenräume und Küchen benötigen in der Regel eine tägliche Vollreinigung. Bei Verkehrsflächen wie Fluren hängt die Reinigungsfrequenz von der Nutzung ab. Ein Flur im Erdgeschoss wird wahrscheinlich stärker frequentiert als einer im 5. Obergeschoss.

Ansätze für Ihr Leistungsverzeichnis:

• Differenzierung nach Nutzung und Frequentierung
• Unterteilung in Vollreinigung und Sichtreinigung (Entfernung des sichtbaren Schmutzes)
• Geringere Reinigungshäufigkeit im Sommer im Vergleich zum Winter
• Kombination von Nass- und Trockenreinigung
• Streichung überholter Komfortleistungen, z.B. Einsammeln von Geschirr in den Büros

Tipp: Das Hinterfragen des Leistungsverzeichnisses erfordert Abstimmungsrunden mit den „internen Kunden“ und Kostenstellenverantwortlichen. Transparenz bei den Kosten der Einzelleistungen kann Entscheidungen erleichtern. Beispiel: Wenn die Reinigungskraft das Einsammeln der Kaffeetassen und das Befüllen der Spülmaschine jährlich 4.000 € kostet, fällt die Entscheidung leichter, diese Leistung eventuell zu streichen

3.     Sonder- und Nebenleistungen: Die Schatzkiste der Reinigung! 

Neben- und Regieleistungen sind üblich. Viele Reinigungsleistungen sind nur einmalig oder zu einem bestimmten Anlass erforderlich. Soweit die Theorie. In der Praxis werden daraus jedoch auch wiederholbare Leistungen, die immer wieder abgerufen werden. So kann es sein, dass 20-30% aller Leistungen als Sonderleistung abgerechnet werden. Natürlich mit einem Regiestundensatz. 

Wenn Sie Ihre Sonder- und Nebenleistungen prüfen und die wiederkehrenden Leistungen in die Unterhaltsreinigung integrieren, können Sie einen deutlichen Kosteneffekt realisieren.

Tipp: Verhandeln Sie also mit Ihrem Dienstleister eine klare Basis für Sonder- und Nebenleistungen. Mindestens 1x jährlich sollte in einem Gespräch geprüft werden, welche Leistungen angefallen und welche standardisierbar sind.

4.     Bündelung: Wie viel Bündelung ist richtig?

Es sind verschiedene Bündelungsmöglichkeiten denkbar: 

• Nach Regionen:  Dienstleister erhalten in einer Region mehrere Standorte (Aufteilung in Lose). Ein höheres Auftragsvolumen bei einem Dienstleister führt zu besseren Konditionen und optimiert die Prozesse, reduziert den Verwaltungsaufwand und vereinfacht das Qualitäts- und Vertragsmanagemen
• Nach Gewerken: Ein Dienstleister übernimmt mehrere Leistungen. Dadurch verringern sich die Zahl der Dienstleister und der Verwaltungsaufwand. Beispiel: Der Dienstleister reinigt nicht nur das Gebäude, sondern übernimmt auch den Wachschutz und den Winterdienst

Tipp: Vergeben Sie nicht alle Leistungen an einen einzigen Dienstleister. Dadurch machen Sie sich abhängig und verhindern einen gewinnbringenden Wettbewerb zwischen den Dienstleistern. 

5.     Feintuning der Reinigungsprozesse

Optimieren Sie die Bedingungen für die Leistungserbringung Ihres Dienstleisters, um Kosten zu senken und die Qualität zu verbessern. Beispiele:

• Verlegung des Reinigungsmittellagers zur Verkürzung der Rüstzeiten
• Schaffung schnellerer Entsorgungsmöglichkeiten
• Aufstellung einer Waschmaschine zur Mop-Reinigung
• Installation einer Dosieranlage für Reinigungschemie
• Platzierung eines Akku-Laderaums für Reinigungsmaschinen näher am Einsatzort
• Einrichtung kleiner Putzkammern in jedem Reinigungsrevier
• Beim Umbau von Sanitäranlagen Bodenabflüsse einbauen. 

 6.     Personaleinsatz und Reinigungszeiten

 Mittlerweile ist auch der Personalmangel in der Gebäudereinigung angekommen. Dienstleister suchen i.d.R. nach Auftragsvergabe geeignete Mitarbeiter, um die Reinigungsleistung zu erbringen.

Überlegen Sie, welche Reinigungszeiten für Sie vertretbar sind und ggf. auch für den Reinigungsmitarbeiter einen Vorteil haben. 

 Beispiel: Bisher wird die Büroreinigung von 17 – 21 Uhr durchgeführt. Alternativ könnte die Reinigung auch von 8 - 12 Uhr durchgeführt werden. 
Vorteile: 

• Bessere Vereinbarkeit von Beruf & Familie 
• Die Reinigung wird sichtbar: Die eigenen Mitarbeiter sehen die „Reinigung“ und bekommen mehr persönlichen Bezug dazu.

7.     Werkvertrag oder Dienstvertrag: Was empfiehlt sich für die Reinigung

Was schuldet der Dienstleister – das Werk  "Sauberkeit" oder die Stunden, die er gemäß Kalkulation erbringen soll? Die Frage stellt sich tatsächlich so in der Praxis und dazu gibt es eine eindeutige Antwort. Es zählt das Werk "Sauberkeit", sofern Sie einen Werkvertrag mit Ihrem Dienstleister vereinbart haben.

Hier die wichtigsten Merkmale eines Werkvertrages gem. §631 BGB:

• Privatrechtlicher Vertrag 
• Dienstleister verpflichtet sich, gegen Gegenleistung das Werk zu erstellen  
• Gegenleistung ist Werklohn 
• Zahlung der Vergütung nur im Erfolgsfall 
• Auftraggeber erhält Gewährleistung

Tipp: Sollte die erbrachte Reinigungszeit z.B. 10h täglich jedoch deutlich von der kalkulierten Reinigungszeit abweichen z.B. 15h, dann besteht tatsächlich Handlungsbedarf die Gesamtkalkulation neu zu überprüfen.

8. Qualität messbar machen: Warum der Aufwand?

Der Anspruch an ein Qualitätsmanagement in der Reinigung besteht darin, dass zu regelmäßigen Zeitpunkten, der definierte Sauberkeitszustand überprüft wird. Abweichungen werden dokumentiert und nachgearbeitet, mit dem Ziel die Reinigungsleistung zu verbessern. Im Idealfall fördert dies die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.  

Was leitet sich daraus, an einen Qualitäts-Check konkret ab?

• Es gibt ein zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer definiertes Qualitätsziel
• Transparenz gewinnen: Welche Leistungen sind ok und welche müssen verbessert werden?
• Das Reinigungsergebnis soll an einer klaren Systematik gemessen werden.
• Es soll abgeleitet werden, welche Leistungen nachgearbeitet oder in Zukunft verbessert werden sollen. Es entstehen Aufgaben und To Do´s, die beim nächsten QM-Check geprüft werden können. 

Tipp: Der QM-Check sollte mit klaren Spielregeln für Unternehmen und Dienstleister verbunden sein. Z.B. was passiert, wenn ein festgelegtes Qualitätsziel mehrmals in Folge nicht erreicht wird, usw.

Fazit:

Diese Ansätze zeigen, dass das Thema Reinigung erhebliches Potenzial für Kosten- und Leistungsoptimierung bietet. Gerne schaffen wir mit Ihnen mehr Transparenz und setzen die Potenziale um. Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen!