Der Kunde hat eine Reiserichtlinie für deutsche Standorte aufgestellt, für ausländische Niederlassungen gibt es keine festen Regeln. Die Buchung erfolgt teils  durch den Reisenden, teils durch Sekretariate über ein Reisebüro oder auch bei den Leistungsträgern direkt. Hotels werden über private Kreditkarten bezahlt und über die Reisekostenabrechnung abgerechnet, für Flüge und Mietwagen bestehen Vereinbarungen. Auch hier sind Buchungen inhomogen. Durch die Systembrüche sind viele manuelle Prozessschritte zwischengeschaltet und Auswertungen stehen nur in den Einzelsystemen zur Verfügung. Das Hausreisebüro deckt nicht alle Prozesse ab.

HANSBECKER empfiehlt eine Ausschreibung des Reisebüros für alle Standorte des Unternehmens weltweit, welches u.a. eine  Plattform  global zur Verfügung stellen kann, die als Basis für ein optimales ecosystem der im jeweiligen Land besten Technologien dienen kann. Dies um den Mitarbeitern  die eigenständige Buchung zu ermöglichen und alle Datenflüsse zu harmonisieren. Alle Reiseleistungen sollten über ein einheitliches Zahlsystem abgewickelt werden. Damit kann der Prozess gut digitalisiert und schlank gehalten werden. Basierend auf einer dann globalen Reiserichtlinie mit länderspezifischen Anhängen wird so die Basis für ein optimales Kosten/Nutzen Verhältnis geschaffen.