Der Kunde hat eine Reiserichtlinie für deutsche Standorte aufgestellt, für ausländische Niederlassungen gibt es keine festen Regeln. Die Buchung erfolgt teils selbst, teils durch Sekretariate, die Abwicklung erfolgt über ein Reisebüro oder auch bei den Leistungsträgern direkt. Hotels werden über private Kreditkarten bezahlt und über die Reisekostenabrechnung abgerechnet, für Flüge (Air Plus) und Mietwagen bestehen Vereinbarungen. Auch hier sind Buchungen inhomogen. Durch die Sytembrüche sind viele manuelle Prozessschritte zwischengeschaltet und Auswertungen stehen nur in den Einzelsystemen zur Verfügung. Das Hausreisebüro deckt nicht alle Prozesse ab.
HANSBECKER empfiehlt eine Ausschreibung des Reisebüros, welches u.a. eine Online Booking Engine weltweit zur Verfügung stellen kann, um den Mitarbeitern eine eigenständige Buchung zu ermöglichen. Alle Reiseleistungen sollten über ein Zahlsystem abgewickelt werden. Damit kann der Prozess gut digitalisiert und schlank gehalten werden.
